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Mehr Effizienz im Meeting

November 2008, New Business

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In Meetings sollte man eigentlich Entscheidungen treffen und auf den Punkt kommen, aber leider verzetteln sich die Teilnehmer oft, sprechen über Unwichtiges und verplempern jedermanns Zeit.

Als Anbieter von Telefonkonferenz-Services sind Meetings quasi unser Geschäft und wir haben in vielen Gesprächen wertvolle Tipps gesammelt, die Meetings erfolgreich und effizient machen.

Im Zuge der fortschreitenden Wirtschaftskrise wird die Steigerung der Produktivität immer wichtiger. Wir wollten vor kurzem in einer Umfrage unter Büro-Angestellten herausfinden, was in Meetings so passiert. Die Umfrage war zwanglos und stellte aber dennoch fest, dass ohne einen starken Vorsitzenden in der Regel nur Zeit verplempert wird.

Schockierender Weise wurde angegeben, dass einschlafende Meetingteilnehmer beobachtet wurden, die Hälfte der teilnehmenden Männer gab sogar zu, in Meetings zu lügen – nur 10 der befragten Frauen teilten diese Ehrlichkeit.

Aber wie mache ich ein Meeting effizienter? Bei der sorgfältigen Planung fängt es an, denn damit wird sichergestellt, dass man sofort produktiv mit dem Meeting loslegen kann, ohne lange Thema und Ziel zu diskutieren. Teil dieser Planung ist eine sinnvolle Teilnehmerliste - je kleiner das Meeting, desto schneller und effizienter. Als Faustregel gilt hier:  jede weitere Person verdoppelt die Dauer des Meetings und halbiert dessen Effizienz.

Freundliche Worte sind unerlässlich beim Einstieg in das Meeting, aber zu viel unnötiger Smalltalk darf nicht sein. Es mag ja wichtig sein, dass der Neffe eines Kollegen einen Studienplatz in Oxford erreicht hat oder was am Wochenende im Fernsehen lief – aber solche Nettigkeiten gehören an das Ende des Meetings, nicht an den Anfang.

Wenn sie die Kontrolle über das Meeting verlieren wird es in alle Richtungen auseinanderdriften und am Ende haben Sie überhaupt nichts erreicht. Greifen Sie sofort ein, wenn Sie das bemerken und halten Sie das Meeting immer in Gang – immer mit klarem Fokus auf das Meeting-Thema und dem zu erreichenden Ergebnis.

Auch ist es wichtig, dass Diskussionen alle Meetingteilnehmer betreffen und nicht nur Randgruppen. Gehen Sie sofort dazwischen, wenn zwei Teilnehmer ein Thema diskutieren, das nur die beiden angeht und sonst niemanden interessiert.

Weitere positive Beiträge zur Meeting-Effizienz erreichen Sie, wenn Sie die Teilnehmer schon vor dem Meeting befragen. Haben Sie einzelne Meinungen zu wichtigen Fragen schon vor dem Meeting, brauchen Sie diese Fragen im Meeting nicht mehr zu stellen und können gleich die verschiedenen Antworten erörtern.

Sie sollten immer versuchen, die Teilnehmer zum Mitmachen anzuregen und auch Fragen einzufordern. Wenn Sie dabei etwas zusagen, halten Sie es auch. Man wird Sie dann ernst nehmen, was auch die Effizienz in zukünftigen Meetings positiv beeinflussen wird.

Eine der einfachsten Möglichkeiten zur Kostenreduzierung  ist das Meeting per Telefon oder über das Internet. Der Wegfall der Reisen zu Meetings spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit.

Dass diese Maßnahme tatsächlich auch in diesen Zeiten helfen kann zeigt das jüngste Wirtschaftswachstum in Großbritannien, trotz des Darlehenszerfalls.

Andrew Pearce ist CEO bei Powwownow.

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